ハローワークを活用した外国人採用の進め方と注意点を解説

外国人材を採用したいが、「制度や手続きが複雑そうで不安…」と感じていませんか？
ハローワークは公的機関として、外国人採用でもコストをかけずに支援が受けられる心強い存在ですが、以下のような課題に直面する企業も少なくありません。

• 在留資格の確認方法がわからない
• 書類手続きや届出の流れが複雑
• 他の採用方法とどう違うか知りたい

本記事では、ハローワークを活用した外国人採用の進め方・必要書類・注意点・他手法との比較まで、実務目線でわかりやすく解説。制度理解からトラブル防止策まで一貫して押さえられます。

ハローワークを活用する外国人採用の基本知識

ハローワーク（公共職業安定所）は、国内外の労働者を対象にした無料の職業紹介サービスを提供しています。外国人の採用についても、在留資格を持つ求職者への求人紹介、雇用相談、マッチング支援などを行っており、企業にとって利用価値の高い制度です。

外国人の紹介業務を行うハローワークには、「外国人雇用サービスコーナー」や「外国人雇用サービスセンター」が設置されている拠点があり、外国人労働者に特化した支援体制が整っています。

企業がハローワークを活用するメリットとしては、以下の点が挙げられます。

とくに中小企業や初めて外国人を採用する企業にとって、制度の説明を受けながら進められる点は大きな強みです。

外国人採用におけるハローワークの役割とは

外国人をハローワーク経由で採用する場合、「紹介」「手続き支援」「雇用状況の管理支援」という3つの役割が中心となります。

また、外国人労働者本人に対しても、日本語での就職相談や、在留資格に関する基礎知識の提供が行われているため、ミスマッチのリスクも抑えられます。

企業としては、ハローワークと連携することで、公的に正しいプロセスでの採用・雇用が可能となる点が最大のメリットです。

外国人雇用状況届出の義務と提出方法

外国人を採用・離職させた際、企業には「外国人雇用状況の届出義務」が課せられます。これは、雇用保険の加入有無にかかわらず適用される法律上の義務であり、厚生労働省が外国人労働者の適正な雇用管理を行うために制度化されたものです。

届出は「公共職業安定所（ハローワーク）」に対して行います。対象となるのは、雇入れ時および離職時の2つのタイミングです。なお、不提出または虚偽の届出を行った場合は罰則の対象となる可能性もあるため、正確に対応する必要があります。

届出書類は、紙の様式でもオンラインでも提出可能ですが、様式は厚生労働省のWebサイトからダウンロードして記載するのが一般的です。

 

採用時に確認すべき在留資格と就労条件

外国人を採用する際、最も重要な確認事項の一つが「在留資格」です。在留資格によって就労できる職種や業務範囲が異なるため、不適切な職務に就かせると、不法就労助長罪などの法的リスクが企業にも及びます。

採用時には、必ず在留カードの原本を提示してもらい、在留資格・在留期間・資格外活動許可の有無を確認しましょう。これにより、その外国人が従事可能な業務内容と、自社の求人が適合するかを判断できます。

企業側が誤解しがちな点は、「働ける在留資格＝どんな業務でも可能」というわけではない点です。職種の適合性は採用可否の大前提となります。

採用可能な在留資格と対象業務の整理

以下に、ハローワークを通じて採用が可能な主な在留資格と、それぞれの対象業務を整理します。

在留資格	就労可否	主な対象業務	注意点
技術・人文知識・国際業務	〇	通訳、設計、貿易実務、ITエンジニア等	学歴・職歴と職務内容の整合性が必要
技能	〇	調理師、建設大工、自動車整備士等	専門技術が必要。対象職種が限定される
特定技能（1号）	〇	介護、農業、建設、宿泊、製造等	試験合格と支援体制の構築が必要
留学（資格外活動許可がある場合）	△	アルバイト（週28時間以内）	許可がなければ就労不可。就職は別の資格取得が必要
家族滞在（資格外活動許可がある場合）	△	アルバイト（週28時間以内）	同上。主たる活動は扶養
永住者・定住者・日本人の配偶者等	〇	制限なし	日本人と同様の雇用が可能
短期滞在	×	なし	一切の就労不可

 在留資格の内容に合わない職種で雇用した場合、雇用者（企業）にも刑事罰が科される可能性があるため、採用前の確認は必須です。また、在留期限が間近な場合には、更新スケジュールの調整も事前に行いましょう。

ハローワーク経由で外国人を採用する流れ

ハローワークを活用して外国人を採用する際は、制度に沿った段階的な手続きが必要です。外国人を対象とする採用であっても、基本的な流れは日本人とほぼ同じですが、在留資格や雇用状況届出など、外国人特有の確認事項が追加されます。

特に初めて外国人を採用する企業では、公的手続きの抜け漏れを防ぐためにも、事前に手順を把握しておくことが重要です。

実際の手続きフローと必要書類の一覧

以下に、外国人をハローワーク経由で採用する際の標準的な流れを示します。

採用手続きの流れ

提出・準備が必要な主な書類

ポイントは、在留資格の確認と書面の明文化です。日本語が不自由な求職者に対しては、支援者や通訳の同席も検討すると円滑です。

また、必要であれば「外国人雇用サービスセンター」との連携により、多言語での求人票作成支援や外国人求職者へのアプローチも可能になります。

 

他の採用手法との違いと比較

外国人採用の手段には、ハローワーク以外にも登録支援機関や求人媒体を活用する方法があります。自社にとって最適な方法を選ぶためには、コスト・支援内容・採用対象の違いを把握しておくことが重要です。

ハローワークは公的機関であるため、信頼性と費用面でのメリットがありますが、他の手法と比べて応募者の数や専門性に差が出ることもあります。

ハローワークと支援機関・求人媒体との違い

採用手法	費用	特徴・支援内容	向いている企業
ハローワーク	無料	公的機関。求人掲載、紹介、届出相談が可能。対応は基本日本語。	コストを抑えたい企業、初めての採用企業
登録支援機関	有料（数万～数十万円）	特定技能人材の支援が専門。生活・労務サポートも可能。	特定技能人材を採用し、支援体制を任せたい企業
外国人向け求人媒体	有料（広告掲載料等）	海外の求職者にもリーチ可能。多言語対応。スカウト型もあり。	IT・技術職など専門人材を広く探したい企業

それぞれの手法にはメリットと制約があるため、採用対象の在留資格・求めるスキル・サポート体制の有無に応じて使い分けることが重要です。

ハローワークはあくまで「紹介業務」が主であるため、就業後の生活支援や定着支援を必要とする場合は、支援機関との連携を視野に入れることが望ましいでしょう。

ハローワーク活用時の注意点とよくある誤解

ハローワークは便利な公的機関ですが、外国人採用においては制度特有の注意点や誤解が生じやすいため、正しく理解して運用することが求められます。誤った使い方をすると、雇用違反やトラブルの原因になることもあるため、事前確認が必須です。

特に外国人材の紹介については、すべてのハローワークが対応しているわけではなく、「外国人雇用サービスセンター」など専門窓口を持つ機関への相談が推奨されます。

また、「無料＝簡単」という印象から軽く扱われがちですが、在留資格確認・届出手続き・契約書作成などの事務は企業の責任で行う必要があるため、準備を怠ってはいけません。

企業が陥りやすい失敗例と回避策

以下は、実務上よく見られる失敗例と、その回避方法です。

 よくある失敗

回避策

また、制度は年々更新されており、最新情報の確認も継続的に行う必要があります。厚生労働省や法務省のサイトを定期的にチェックし、古い情報で運用しないことが重要です。

まとめ

外国人を採用する際にハローワークを活用することは、コスト面・制度面の両方で大きなメリットがあります。ただし、在留資格や雇用状況届出の義務、書類の整備など、外国人特有の法的・実務的な確認事項を正しく理解し対応することが重要です。他の採用手法と比較しながら、自社に合った手続き・支援体制を整えることで、トラブルを避け、安心して外国人材の活用を進めることができます。